Heijmans arbeitet in Umgebungen mit hohem Risiko und in Teams mit häufig wechselndem Personal. Um eine ausreichende Kontrolle in diesen Situationen zu gewährleisten, ist es wichtig, jeden Tag mit einer Besprechung zu beginnen, in der sich die Teammitglieder untereinander abstimmen. Aus diesem Grund befassen wir uns in diesem Toolboxmeeting mit dem Thema „tägliches Kurzmeeting“. 

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• Das tägliche Kurzmeeting ist ein fester Besprechungstermin zu Beginn einer Schicht, an dem der/die operative Vorgesetzte und ein oder mehrere Mitarbeitende teilnehmen. Dieses Meeting kann im Laufe des Tages wiederholt werden, wenn eine neue Schicht anfängt.
• Das tägliche Kurzmeeting dauert nicht länger als 5 bis 15 Minuten. 
• Der Zweck des Meetings besteht darin, alle Informationen zu teilen, die für eine effektive und sicherheitsgerechte Durchführung der anfallenden Arbeiten notwendig sind.

Das tägliche Kurzmeeting kann auf unterschiedliche Arten gestaltet werden, dies hängt von der Gruppengröße, den durchzuführenden Arbeiten, dem verfügbaren Raum und anderen Faktoren ab. Das folgende Beispiel zeigt einen möglichen Ablauf. Die fett gedruckten Elemente müssen in jedem Kurzmeeting besprochen werden.

1) Check-in 

    Dieses Element des täglichen Kurzmeetings gliedert sich in die folgenden Aspekte:

• • Kennenlernen der Anwesenden. Vorstellung neuer Mitarbeitender.
  • Der/Die operative Vorgesetzte teilt relevante Informationen mit.
  • Der/Die operative Vorgesetzte fragt die Anwesenden, ob Umstände vorliegen, die sich möglicherweise auf ihre Funktionserfüllung auswirken (Freud und Leid), beispielsweise eventuelle vorübergehende körperliche Einschränkungen. Der/Die operative Vorgesetzte teilt mit, dass ihm/ihr derartige Angelegenheiten auch nach dem Kurzmeeting mitgeteilt werden können. 

2) Rückblick auf gestern

Dieses Element des Kurzmeetings ist interaktiv. Der/Die operative Vorgesetzte leitet das Gespräch. Die Anwesenden besprechen die folgenden Themen:

• • Welche Arbeiten wurden gestern durchgeführt? 
  • Welche Gefahren/Risiken gab es? 
  • Welche Maßnahmen wurden getroffen und welchen Effekt hatten sie?

3) Ausblick auf heute

Auch dieses Element des Kurzmeetings ist interaktiv. Der/Die operative Vorgesetzte leitet das Gespräch. Die Anwesenden besprechen die folgenden Themen:

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• Welche Arbeiten müssen heute durchgeführt werden?
• Welche Gefahren/Risiken gibt es? Dazu gehören auch die Witterungsbedingungen sowie Kontaktbereiche untereinander sowie mit Nebenunternehmern und der Umgebung. 
• Welche Maßnahmen werden getroffen? Wer trifft diese Maßnahmen?

4) Abschluss

Der/Die operative Vorgesetzte schließt das tägliche Kurzmeeting mit einer Fragerunde ab.

Zur Unterstützung der Kurzmeetings können Hilfsmittel wie Whiteboards oder Bildschirme verwendet werden, etwa zur Anfertigung von Skizzen oder zur Veranschaulichung von Aktionslisten.

Der/Die operative Vorgesetzte kann während des Meetings offene und geschlossene Fragen sowie Kontrollfragen stellen.​​​​​​​

Eine Last-Minute-Risikoanalyse (LMRA) ist vor Arbeitsbeginn eine letzte Gelegenheit zur Erkennung und Beseitigung von Sicherheits-, Gesundheits- und Umweltrisiken: individuelle Mitarbeitende führen vor jeder Tätigkeit eine kurze Risikoanalyse durch, um festzustellen, ob es noch bislang unkontrollierte Risiken auf dem Gebiet der Sicherheit, der Gesundheit und des Umweltschutzes gibt, und treffen gegebenenfalls Maßnahmen für deren Begrenzung. Die Registrierung der LMRA ist nicht zwingend notwendig.

Ein tägliches Kurzmeeting ist ein kurzer Besprechungstermin zu Beginn einer Schicht, an dem der/die operative Vorgesetzte und ein oder mehrere Mitarbeitende teilnehmen. Dabei geht es sowohl um die Arbeit selbst als auch um die Sicherheit im öffentlichen Raum. Die Registrierung des täglichen Kurzmeetings ist nicht zwingend notwendig. 

Eine erste Arbeitsbesprechung oder Arbeitsvorbesprechung ist eine Besprechung zwischen einem/einer operativen Vorgesetzten und einem oder mehreren Mitarbeitenden. Diese Arbeitsbesprechungen finden nicht täglich, sondern in größeren Abständen statt. Erste Arbeitsbesprechungen müssen registriert werden.   

Rückblick.

1. Wie lief es gestern?
2. Wer kann ein Erfolgserlebnis von gestern nennen?
3. Will jemand ein Gesprächsthema vorschlagen?
4. Ist dieses Thema für alle relevant?
5. Wer kann die Situation erläutern?
6. Wie lässt sich die Situation vermeiden?

Vorausblick.

1. Was ist heute zu tun?
2. Kann der Zeitplan eingehalten werden?
3. Was würde dabei helfen, den Zeitplan einzuhalten?
4. Braucht jemand Hilfe?
5. Erkennt jemand noch unkontrollierte Risiken?
6. Erkennt jemand noch unkontrollierte Kontaktbereiche?
7. Gibt es noch weitere Mitteilungen?

Einbeziehung des Teams

1. Was halten Sie davon?
2. Haben Sie Vorschläge?
3. Ist dies die beste Lösung?
4. Lässt sich das Problem damit vollständig beseitigen?
5. Wie erklärt sich der Unterschied zwischen Ihnen und Ihrem Kollegen?
6. Welche Vereinbarungen haben wir getroffen?